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ASP im HR-Bereich: Webbasierte Datenanbindung mit hoher Sicherheit

BANKMAGAZIN sprach mit Markus Eischet, Key Account Manager der VEDA GmbH, über integrierte Lösungen für das Personalmanagement.

BM: Viele Institute verbinden mit Software für Human Resources (HR) hauptsächlich Programme für die Gehalts- und Abgabenabwicklung. Wie "altmodisch" arbeiten Banken und Sparkassen Ihrer Erfahrung nach noch im HR-Management in Bezug auf die IT?
Eischet: Es ist richtig, dass die meisten Unternehmen das Thema HR-Software mit Programmen für die Gehalts- und Abgabenabwicklung verbinden, schließlich muss sich jedes Unternehmen mit diesen administrativen Aufgaben auseinandersetzen. Immer interessanter wird die Auslagerung dieser Routinen an externe Dienstleister wie VEDA. In flexibler Servicetiefe übernimmt unser Outsourcing-Team zum Beispiel das komplette Meldewesen im Business Process Outsourcing (BPO) oder direkt den gesamten Prozess der Entgeltabrechnung.

In der im vergangenen Jahr von VEDA und Dr. Geke & Associates durchgeführten Studie (unter: http://www.veda.net/news-media/publikationen/studien/studie-hr-management-im-bankensektor) im Bankenumfeld gaben 35 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Institut Personalprozesse an Externe ausgelagert wurden. Führend ist hier das Thema Lohn und Gehalt: 68 Prozent der Banken, die Prozesse outsourcen, tun dies im Bereich Entgelt. Das ist auch leicht erklärbar, denn schließlich leistet dieser Prozess keinen Beitrag zur Wertschöpfung und blockiert oft wichtige Ressourcen für die strategische Personalarbeit.

"Altmodisch" ist der Umgang mit HR im Bankenumfeld mit Einschränkung nicht – eher zeigt sich ein sehr heterogenes Bild zum Stand der HR-Prozesse. Viele, gerade die großen Filialbanken, wie auch die Sparkasse Trier, haben schon vor Jahren mit der Einführung eines Personalmanagementsystems begonnen. Einige haben schon Teilprozesse ausgelagert und können heute die Früchte ernten. Gerade die kleinen und mittleren Institute haben allerdings die Notwendigkeit, neue und effizientere Prozesse zu implementieren, bisher nicht gesehen oder nicht sehen wollen. Denn dies erfordert ein etabliertes Change-Management, was in vielen kleinen und mittleren Unternehmen die größte Herausforderung darstellt. Ist aber erst die Notwendigkeit erkannt, mangelt es selten an der Bereitschaft, in HR-Systeme und IT zu investieren.

BM: Ihr Haus bietet Application Service Providing (ASP) an, also die HR-Software für Banken und Sparkassen zu hosten und zu verwalten, bei webbasierter Datenanbindung. Wie schützen Sie die ja sehr sensiblen Personaldaten vor unbefugtem Zugriff?
Eischet: Durch die Übertragung von Verwaltung und Hosting der HR-Software im ASP an VEDA schlagen unsere Kunden aus dem Finanzsektor zwei Fliegen mit einer Klappe: State-of-the-Art-Hardware im modernen Rechenzentrum der VEDA in Alsdorf und eine immer aktuelle Software, die Änderungen in vierteljährlichen Updates und halbjährlichen Releases automatisch integriert und auch die sparkassen- und bankeigenen Anpassungen schnell umsetzt.

Diese Services sind Kernprozesse bei VEDA, auch in punkto Datensicherheit. Eines müssen Entscheider sich bewusst machen: Kriterium ist nicht nur die allgemeine Frage nach der Datensicherheit, sondern vor allem die nach dem "Mehr" an Datensicherheit. Denn während die notwendigen Ressourcen, Einrichtungen und das Know-How zum Datenschutz für Sourcing-Dienstleister wie VEDA zum Kerngeschäft gehören, können gerade kleine und mittelständische Unternehmen jedweder Branche hier zumeist nicht mithalten.

Für den sicheren Datenzugriff arbeiten wir mit einer Terminalserverlösung, auf die über "CITRIX Web access" zugegriffen wird. Basis ist eine SSL-Verbindung, die als 256-bit-Verschlüsselung mit einer dritten Abfragekomponente (Benutzername, Passwort und Token-Code) zusätzlich abgesichert wird. Das System wird so oder so ähnlich auch von vielen Online-Banking-Anbietern für die Datensicherung verwendet. Die gewählte Terminalserver-Lösung ermöglicht den Usern via Internet jederzeit und quasi überall Zugriff auf ihre Clients. Alle auf dem Terminalserver installierten Anwendungen und Daten stehen zur Verfügung, müssen nur einmal installiert und können zentral gewartet werden. Das erhöht die Sicherheit und senkt die Kosten.

Für die Sparkasse Trier musste noch eine Besonderheit berücksichtigt werden, die den Aufwand in der Datenschutz-Konzeption erhöht hat. Bei der Sicherung der webbasierten Datenanbindung von VEDA und Sparkasse Trier musste ein zusätzlicher Faktor einbezogen werden, da grundsätzlich alle Datenverbindungen, so auch die benötigte Internetanbindung, aus Datenschutzgründen über das Rechenzentrum der "Sparkassen FI" laufen.

BM: Die Sparkasse Trier überlegt, allen ihren Mitarbeitern im Zuge eines Employer- und Management-Self-Services (ESS/MSS)anwenderorientierten Zugriff auf die HR-Daten und -Dienste zu gewähren. Bei solchen Lösungen können Mitarbeiter üblicherweise online Lohnabrechnungen einsehen oder Urlaubsanträge direkt im System stellen und bewilligen. Was bietet Ihre Lösung? Und welche Zeitersparnis stünde dem Personalbereich der Sparkasse mit dem Einsatz dieses Tool ins Haus?
Eischet: Lohnabrechnung online als "E-Payslip" und Urlaubsanträge können selbstverständlich als Self-Services angeboten werden, sofern die vorgelagerte Entgelt-Lösung entsprechende Möglichkeiten zur Verfügung stellt. Das ist schon fast die Pflichtdisziplin.

Richtig interessant wird es erst, wenn wir Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte in HR-Managementprozesse integrieren. Bewerbermanagement, Bildungs- oder Kompetenzmanagement oder auch die Organisation und Verwaltung der Azubis – in jeden fachlichen Kontext lassen sich eine Reihe von ESS- oder MSS-Funktionen integrieren, die Arbeit erleichtern, Kollaboration fördern und Information transparent und aktuell halten. Einsicht in den Ausbildungsplan, die Steuerung und Dokumentation von Mitarbeiter- oder Zielvereinbarungsgesprächen, Stammdatenänderungen durch den Mitarbeiter oder die gesamte Steuerung des Online-Bewerbungsprozesses bis zur initialen Beurteilung von Bewerbern: Für all diese Ansätze versprechen Self-Services Prozessoptimierung. Auch die Steuerung des gesamten internen oder externen Seminarangebotes lässt sich über eine durch das HR-Portal gestützte Anwendung perfekt steuern.

Bei der Sparkasse Trier ist zunächst geplant, die Prozesse im Kontext Personalentwicklung, Kompetenz- sowie Bildungsmanagement durch Self-Services zu unterstützen und in das HR Portal zu verlagern. Entscheidend ist hier der Einstieg in die Thematik durch eine ausführliche Prozessdokumentation. "Warum machen Sie was für wen?" Mit Hilfe des von VEDA entwickelten Beratungsansatzes SHAPE (Sustainable Hands-on Analysis & Process Enhancement) haben wir die bestehenden Prozesse dokumentiert und gemeinsam mit den Verantwortlichen die Soll-Prozesse designt. Durch die grafische Visualisierung der Prozesse lassen sich Schwächen schnell identifizieren und Knackpunkte herausarbeiten. Nach einer Prüfung der Soll-Definitionen werden die mit SHAPE designten Prozesse dann im HR Portal umgesetzt.

Auch hier ist es wieder nicht (nur) die Zeitersparnis, die die Entscheider bei der Sparkasse bewogen hat, Self-Services einzuführen. Im Finanzwesen ist es wie in allen Unternehmen – Arbeitnehmer verlangen heute einfach deutlich mehr Transparenz und aktuelle Information. Auch Vorgesetzte möchten sich aktuell über ihre Mitarbeiter informieren. Gleichermaßen können und möchten viele Mitarbeiter die Möglichkeiten moderner (Online-) Kommunikation nutzen, um Erfassungs- und Informationsaufwände zu reduzieren und zu beschleunigen. Wir haben bisher bei keinem Kunden die Zeitersparnis in Stunden oder Minuten gemessen – aber dass elektronische Workflows und Webservices Zeit sparen und Routinearbeiten erleichtern, das steht außer Frage.

BM: Bei der Sparkasse Trier erstellt zudem Ihre Lösung im Bereich der Auszubildenden-Verwaltung seit 2001 Einsatzpläne für Auszubildende. Wie viel Zeit wurde vor Einführung der Lösung für die Auszubildenden-Einsatzplanung bei der Sparkasse Trier aufgewendet, wie viel danach?
Eischet: Das lässt sich nur schwer präzise beziffern, zumal die Einführung der Software beinahe zehn Jahre zurückliegt. Stellen Sie sich einfach vor, was es bedeutet, circa 30 Auszubildende je Jahrgang - also ungefähr 90 Auszubildende insgesamt - manuell zu verplanen. Und dabei müssen Sie nicht nur Lernblöcke, freie Ausbilderressourcen und Ausfallzeiten beachten, sondern auch Berufsschulzeiten und den ortsnahen Einsatz jedes Auszubildenden. Dies erledigt der automatische Verplanungsgenerator neben vielen weiteren Planungsparametern in einem Bruchteil der manuellen Dauer. Man darf aber den Nutzen gerade zu Beginn eines solchen Projektes auch nicht überschätzen. Wie bei jeder Softwareeinführung gibt es initialen Arbeitsaufwand in der Definition der Routinen, so dass die Zeitersparnis im ersten Jahr geringer ausfällt als in den Folgejahren.

BM: Nach eigenen Angaben "matchen" die Pläne, die das Tool nach der Umsetzung des Azubi-Konzepts der Sparkasse Trier errechnet, zu 90 bis 98 Prozent. Der Rechenvorgang kann wiederholt und manuell nachbearbeitet werden. Wie werden die Unstimmigkeiten für die restlichen 2 bis 10 Prozent aufgedeckt und wie viel Zeitaufwand bedeutet es, sie zu beheben?
Eischet: Unstimmigkeiten werden automatisch über die Anwendung ausgegeben, der Anwender muss sich nicht mit einer zeitaufwändigen Suche beschäftigen. Um diese Unstimmigkeiten zu beheben, gibt es im Prinzip zwei Möglichkeiten. Der Anwender kann manuell eingreifen und nicht verplante Ressourcen oder Azubis über das System zuordnen. Damit ist die Planung abgeschlossen. Dies ist in der Regel ein probates Mittel, um die letzten zwei bis vier Prozent zu verplanen. Gibt es einen höheren Grad an nicht verplanten Ressourcen oder Azubis, sollte man sich noch einmal mit den Planungsparametern auseinandersetzen. Ein Feinjustieren der Planungsparameter ist in der Regel aber nicht nur für den aktuellen Planungslauf hilfreich, sondern wirkt sich auch bei weiteren Planungsläufen positiv aus. Sind die Parameter neu justiert, startet man einen neuen Lauf und erreicht einen höheren Grad der Verplanung. An diesem Vorgehen erkennen Sie, was ich auch bei der vorhergehenden Frage ansprach: Zu Beginn muss deutlich mehr Zeit in die Planung investiert werden als dies nach den ersten erfolgreichen Läufen erforderlich sein wird. Der genaue Zeitaufwand – und damit eine bezifferbare Zeitersparnis – ist dabei natürlich von vielen Faktoren wie Anzahl der Auszubildenden, Anzahl der Ausbildungsstationen und nicht zuletzt von der Größe des Marktgebietes des jeweiligen Institutes abhängig. Zeitaufwand entsteht ja zudem nicht nur bei der eigentlichen Planung. Der anschließende, informierende Schriftverkehr ist über das System bzw. über das HR-Portal deutlich schneller und effizienter möglich. Dazu können sich alle Beteiligte mittels der Self-Services zu Fragestellungen wie "Wo ist denn unser Azubi heute?" jederzeit informieren, was ebenfalls zu einer deutlichen Entlastung des Personalbereichs führt.

Quelle: Bankmagazin.de

Veröffentlicht von: TobiasH
Datum: 26.09.2011
Quelle: Bankazubis.de

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